Proje İçeriği

BELBİM İK Chatbot Projesi, kurum içi bilgiye erişim modelini dönüştürerek çalışanların İnsan Kaynakları süreçlerine ilişkin sorularını yapay zekâ destekli, self-servis bir dijital asistan üzerinden yanıtlamayı amaçlayan stratejik bir dönüşüm projesidir 

Proje öncesinde izin, yan haklar, maaş, şirket politikaları ve onboarding süreçleri gibi konularda çalışanlar yoğun şekilde İK ve BT ekiplerine e-posta veya telefon yoluyla başvurmakta; bu durum tekrar eden manuel iş yükü, yanıt sürelerinde gecikme ve bilgi tutarsızlıklarına neden olmaktaydı 

Geliştirilen NLP tabanlı chatbot çözümü ile BELBİM’e ait güncel İK dokümanları ve süreç akışları merkezi bir yapıda toplanmış, çalışanların doğal dilde sorularına anlık ve standart yanıt verebilen bir sohbet arayüzü üzerinden erişime açılmıştır

. Sistem; niyet analizi, varlık çıkarımı ve soru-cevap servisleri sayesinde serbest metin soruların bağlamını anlayarak doğru bilgiye yönlendirme yapmaktadır .

Proje tamamen devreye alınmış olup, İK ve BT ekiplerinin operasyonel yükünü azaltmış, çalışan deneyimini iyileştirmiş ve kurum içi bilgi yönetimini sürdürülebilir, ölçeklenebilir bir dijital altyapıya taşımıştır 

Projenin Amacı

BELBİM’de çalışanların İnsan Kaynakları süreçlerine ilişkin bilgi ihtiyacı büyük ölçüde İK ekiplerine yöneltilen e-posta, telefon veya portal talepleri üzerinden karşılanmaktaydı. İzin süreçleri, yan haklar, maaş, şirket politikaları, onboarding adımları ve sık sorulan sorular gibi konularda çalışanlar sürekli İK ekiplerine başvurmakta; bu durum İK ve BT ekiplerinde yoğun ve tekrar eden bir operasyonel iş yükü oluşturmaktaydı.

Manuel yanıt süreçleri;

• Aynı soruların tekrar tekrar yanıtlanmasına,
• Yanıt sürelerinin uzamasına,
• Farklı kaynaklardan farklı bilgi paylaşılmasına,
• Bilginin güncelliğinin ve standardizasyonunun zorlaşmasına neden oluyordu.

Özellikle yeni başlayan çalışanlar için onboarding sürecinde bilgiye erişim zorluğu yaşanıyor, kurum içi dokümanlar farklı platformlarda dağınık halde bulunuyor ve doğru bilgiye ulaşmak zaman alıyordu. Bu durum çalışan deneyimini olumsuz etkilerken, İK ekiplerinin stratejik ve katma değerli çalışmalara ayırabileceği zamanı azaltıyordu.

Bu projeyle hedefimiz; çalışanların İK süreçlerine ilişkin sorularını hızlı, doğru ve standart şekilde yanıtlayabilecekleri, self-servis bir dijital asistan oluşturarak manuel bilgi paylaşım modelini dönüştürmekti.

Geliştirilen İK Chatbot çözümü ile BELBİM tarafından sağlanan tüm İK dokümanları, süreç akışları ve bilgilendirme içerikleri merkezi bir bilgi havuzunda toplanarak yapay zekâ destekli sohbet arayüzü üzerinden çalışanların kullanımına sunuldu. Sistem çalışanların serbest metin sorularını anlayarak ilgili bilgiye yönlendirme yapmakta ve sık sorulan sorulara anlık yanıt vermektedir.

Bu dönüşüm sayesinde bilgiye erişim hızlanmış, İK ekiplerinin operasyonel yükü azalmış ve kurum içi bilgi yönetimi sürdürülebilir bir yapıya kavuşmuştur.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projenin yenilikçi yönü, kurum içi bilgiye erişim modelini klasik portal ve doküman arama yaklaşımından çıkararak yapay zekâ destekli chat tabanlı bilgi erişimine dönüştürmesidir.

Yenilik şu başlıklarda öne çıkmaktadır:

1. NLP tabanlı serbest metin anlayan asistan
Çalışanlar anahtar kelime aramak yerine doğal dilde soru sorabilmektedir. Sistem dil tespiti, niyet analizi ve varlık çıkarımı yaparak sorunun bağlamını anlayıp doğru bilgiye yönlendirmektedir.

2. Dağınık İK bilgisinin tek noktada toplanması
İK dokümanları, süreç akışları ve bilgilendirme içerikleri merkezi bir yapıda toplanarak tek bir dijital asistana entegre edilmiştir.

3. Self-servis çalışan deneyimi
Çalışanlar artık İK’ya bağımlı olmadan 7/24 bilgiye ulaşabilmektedir. Bu yaklaşım kurum içi hizmet modelinde önemli bir paradigma değişimi yaratmıştır.

4. Kurumsal bilginin standardizasyonu
Tüm çalışanlar aynı soruya aynı, güncel ve doğrulanmış yanıtı almaktadır. Bu durum bilgi karmaşasını ve yanlış yönlendirmeleri ortadan kaldırmıştır.

5. Kurum içi sürdürülebilir bilgi yönetimi altyapısı
Sistem ölçeklenebilir olup farklı departmanlara genişletilebilecek bir dijital asistan platformu oluşturmuştur.

Bu yenilikçi yaklaşım sayesinde hem çalışan deneyimi hem de operasyonel verimlilik önemli ölçüde iyileştirilmiştir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

İnsan Kaynakları, Bilgi Teknolojileri Operasyonları

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

-

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje ile elde edilen temel iş çıktıları:

Operasyonel Verimlilik

• İK ve BT ekiplerinin tekrar eden sorulara ayırdığı zaman önemli ölçüde azalmıştır.
• Manuel yanıt süreçleri minimize edilmiştir.
• İK ekipleri stratejik ve katma değerli işlere daha fazla zaman ayırabilir hale gelmiştir.

Çalışan Deneyimi

• Çalışanlar bilgiye anlık ve self-servis erişim sağlamaktadır.
• Yeni çalışan onboarding süreci hızlanmıştır.
• Bilgiye erişimde yaşanan belirsizlikler ve bekleme süreleri ortadan kalkmıştır.

Bilgi Yönetimi

• Kurum genelinde bilginin tek noktadan, standart ve güncel şekilde yayılması sağlanmıştır.
• Bilgi karmaşası ve farklı kaynaklardan gelen tutarsız yanıtlar ortadan kaldırılmıştır.

Uzun Vadeli Değer

• Ölçeklenebilir dijital asistan altyapısı oluşturulmuştur.
• Kurum içi bilgi yönetimi sürdürülebilir hale getirilmiştir.
• İK operasyon maliyetlerinin uzun vadede düşürülmesine katkı sağlanmıştır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

10

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Etiya

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Etiya