Proje İçeriği

Borusan Otomotiv LIFE; farklı şirket ve lokasyonlarda çalışanların kurumsal bilgiye, iletişim kanallarına, çalışan hizmetlerine ve günlük iş süreçlerine tek noktadan erişebilmesi amacıyla geliştirilen merkezi bir dijital çalışma ortamıdır.

Proje, BorusanX kültür takımı çalışmaları ve çalışanlardan alınan geri bildirimler sonucunda ortaya çıkan ortak, kapsayıcı ve erişilebilir bir dijital platform ihtiyacından doğmuştur. Mevcut intranet uygulamasının geliştirilmesi yerine, geleceğin çalışma modellerine uyumlu ve çalışan deneyimini merkeze alan yeni nesil bir Digital Workplace yaklaşımı benimsenmiştir.

Geliştirme aşamasına geçilmeden önce PwC danışmanlığında platform stratejisi, hedef KPI çerçevesi ve bilgi mimarisi oluşturulmuştur. Bu stratejik hazırlığın ardından LIFE’ın geliştirme ve hayata geçirme çalışmaları dört aylık dönemde tamamlanmış ve platform 21 Nisan 2025 tarihinde canlıya alınmıştır.

 

Microsoft Teams, web ve mobil uygulamalar üzerinden erişilebilen LIFE, kullanıcıların farklı uygulama ve kaynaklar arasında geçiş yapma ihtiyacını azaltarak günlük iş akışlarını merkezi bir yapı altında birleştirir. Single Sign-On özelliği uygulamalara hızlı erişim sağlarken, merkezi doküman yönetimi kurumsal bilgiye tek noktadan ulaşılmasını destekler.

Platformda bir araya getirilen başlıca işlevler:

• Merkezi doküman ve kurumsal bilgi erişimi
• Kurum içi rehberler ve dijital kartvizit
• Ortak çalışma alanı ve toplantı odası rezervasyonu
• Yemek menüsü, servis güzergahları ve çalışma takvimi
• Masraf, avans, satın alma ve sipariş onay süreçleri (SAT/SAS)
• SAP şifre yenileme
• Kurumsal haber ve duyurular
• Sürdürülebilirlik Panosu
• Acil Durum modülü

Acil Durum modülü, LIFE’ın günlük iş süreçlerinin ötesine geçen önemli işlevlerinden biridir. Doğal afetlerde çalışanlara mobil bildirim gönderilerek durumlarının takip edilmesi, ihtiyaç halinde lokasyon bilgilerinin paylaşılması ve desteğe ihtiyaç duyan çalışanlarla iletişime geçilmesi sağlanmaktadır.

Platform; partner seçimi, platform kurulumu, marka kimliği, kullanıcı deneyimi tasarımı, içerik geliştirme ve iç iletişim yayılımı olmak üzere altı ana aşamada, çevik bir yaklaşımla hayata geçirilmiştir. İşlevsellik yalnızca teknik fonksiyonların sunulmasıyla sınırlandırılmamış; çalışanların platformu kolayca benimsemesi için lansman öncesi, lansman ve lansman sonrası olmak üzere üç aşamalı bir iletişim planı uygulanmıştır.

Bu yapısıyla LIFE, klasik bir intranet veya iç iletişim kanalının ötesine geçerek çalışanların günlük ihtiyaçlarına tek platform üzerinden yanıt veren, modüler ve ölçeklenebilir bir dijital çalışma ortamı sunmaktadır. Çalışanlar için yalnızca bilgiye erişilen bir platform değil; işe başlarken ilk ziyaret edilen, kurumsal duyurulardan insan kaynakları süreçlerine, araç ve yan hak işlemlerinden sosyal ve kurumsal uygulamalara kadar pek çok ihtiyacın karşılandığı ortak bir başlangıç noktasıdır. Farklı sistem ve süreçleri tek çatı altında bir araya getirerek çalışan deneyimini iyileştirmekte, operasyonel süreçleri kolaylaştırmakta ve işlerin daha hızlı, verimli ve kullanıcı dostu bir şekilde yürütülmesine katkı sağlamaktadır. Böylece LIFE, çalışanların günlük çalışma hayatını kolaylaştıran, kurum içindeki dijital deneyimin merkezi konumunda yer alan stratejik bir platform haline gelmiştir.

Projenin Amacı

Proje, hem kurum içindeki mevcut süreçleri iyileştirmek hem de çalışanlara yönelik yeni ve bütüncül bir dijital çalışma hizmeti yaratmak amacıyla gerçekleştirilmiştir.

LIFE ile daha önce farklı kanallar, uygulamalar ve lokasyonlar üzerinden yürütülen kurumsal bilgiye erişim, iletişim, doküman yönetimi, rezervasyon, onay ve çalışan hizmetleri tek platform altında birleştirilmiştir. Böylece çalışanların günlük iş akışlarında yaşadığı zaman kayıplarının azaltılması, bilgiye erişimin hızlandırılması ve farklı şirket ve lokasyonlar arasında daha bütüncül bir çalışan deneyimi oluşturulması hedeflenmiştir.

Projenin ayırt edici yönü, mevcut intranetin yalnızca geliştirilmesi yerine yeni nesil bir Digital Workplace yaklaşımının hayata geçirilmesidir. Bu nedenle LIFE, mevcut süreçleri iyileştiren bir çözüm olmasının yanında, çalışanların kurumsal bilgiye ve hizmetlere erişim biçimini yeniden tasarlayan yeni bir dijital çalışma ortamıdır.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projenin en büyük inovasyonu; kurumsal iletişim, bilgi ve doküman yönetimi, çalışan hizmetleri, rezervasyonlar, iş akışları ve acil durum yönetimi gibi farklı ihtiyaçların Microsoft Teams, web ve mobil uygulamalar üzerinden erişilebilen tek ve modüler bir dijital çalışma ortamında birleştirilmesidir.

LIFE ile daha önce farklı uygulamalar, platformlar ve iletişim kanalları üzerinden yürütülen kurumsal bilgiye erişim, iletişim, doküman yönetimi, rezervasyon, onay süreçleri ve çalışan hizmetleri tek bir dijital ekosistem altında bir araya getirilmiştir. Bu sayede çalışanların bilgiye ve hizmetlere erişim için harcadıkları zaman azaltılmış, süreçler sadeleştirilmiş ve tüm şirketler ile lokasyonlarda daha tutarlı bir çalışan deneyimi oluşturulmuştur.

Projenin en önemli ayırt edici yönü, mevcut bir intranet yapısının geliştirilmesinden öteye geçerek kurum genelinde yeni nesil bir Digital Workplace yaklaşımını hayata geçirmesidir. LIFE, çalışanların gün içerisinde ihtiyaç duydukları bilgiye, uygulamalara ve hizmetlere tek noktadan erişebildikleri merkezi bir çalışma platformu olarak tasarlanmıştır. Bu yönüyle yalnızca mevcut süreçleri iyileştiren bir çözüm değil, çalışanların kurumla etkileşim biçimini yeniden tanımlayan stratejik bir dijital dönüşüm platformudur.

LIFE'ın modüler mimarisi, platformun gelecekteki ihtiyaç ve teknolojilere uyum sağlayacak şekilde sürekli geliştirilebilmesine olanak tanımaktadır. Bu kapsamda çalışanların kurumsal bilgiye, süreçlere ve hizmetlere doğal dil ile erişebilmesini sağlayacak yapay zeka destekli AI Assistant entegrasyonunun hayata geçirilmesi planlanmaktadır. Böylece LIFE'ın yalnızca bir Digital Workplace değil, çalışanların günlük iş akışlarını destekleyen akıllı bir dijital çalışma asistanına dönüşmesi hedeflenmektedir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

LIFE, Borusan Otomotiv Grubu bünyesindeki tüm çalışanların kullanımına sunulmuş, kurum genelini kapsayan bir platformdur. Bu nedenle faydası tek bir bölümle sınırlı değildir. • Tüm çalışanlar: Kurumsal bilgiye, uygulamalara ve çalışan hizmetlerine tek noktadan erişim • İnsan Kaynakları: Çalışan iletişimi, çalışan deneyimi, rehberler, duyurular ve içerik etkileşimlerinin takibi • Dijital Dönüşüm: Merkezi dijital çalışma ortamının kurulması, kullanım KPI’larının izlenmesi ve sürekli iyileştirme • İş Sağlığı ve Güvenliği: Acil durumlarda çalışanların güvenlik durumlarının ve destek ihtiyaçlarının takip edilmesi • Onay süreçlerini yürüten bölümler: Masraf, satın alma ve diğer iş akışlarına merkezi erişim • Farklı şirket ve lokasyonlardaki ekipler: Ortak bilgiye ve iletişim kanallarına eş zamanlı erişim

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Proje, Dijital Dönüşüm ve İnsan Kaynakları yöneticilerinin katılımı ve ortak sorumluluğuyla yürütülmüş; platform stratejisi, hedef KPI’lar, bilgi mimarisi, iş ortağı seçimi ve yayılım yaklaşımı bu yönetişim yapısı içerisinde ele alınmıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet. LIFE’ın etkisi, kullanım ve etkileşim verileri ile belirlenen KPI’lar üzerinden takip edilmiştir.

• Platform +1.600 kullanıcıya ulaşmıştır.
• Kullanıcıların %72’i, son bir ay içerisinde en az bir kez giriş yapan aktif kullanıcılar olarak ölçülmüştür.
• 2025 yılı ana KPI’larından aktif kullanıcı oranı %75 olarak gerçekleşmiştir.
• Haziran ayında gerçekleştirilen yarışmanın ardından kullanıcı sayısı %17 artmıştır.
• Eylül ayında gerçekleştirilen ikinci yarışmanın ardından kullanıcı sayısı %13 artmıştır.
• Gönderilen bir mobil bildirimin ardından ilk bir saat içerisinde 100’ün üzerinde etkileşim sağlanmıştır.
• Mobil bildirim izin oranı %64’tür.
• Platformdaki içerik etkileşimleri İnsan Kaynakları ve Dijital Dönüşüm ekipleri tarafından düzenli olarak takip edilmiştir.
• 2025 yılında yaşanan beş farklı doğal afette Acil Durum fonksiyonu kullanılarak çalışanların güvenlik durumlarının takip edilmesine yönelik aksiyon alınmıştır.

LIFE’ın canlıya alınmasından iki gün sonra İstanbul’da meydana gelen deprem sırasında tüm kullanıcılara mobil bildirim gönderilmiş; güvende olmadığını belirten ve lokasyon bilgisini paylaşan çalışanlarla İSG Yöneticisi iletişime geçerek ihtiyaç duydukları desteği sağlamıştır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Dijital Dönüşüm ve İnsan Kaynaklarıe ekibi olmak üzere projede 7 kişi aktif rol almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

• PwC: Platform stratejisi, KPI çerçevesi ve bilgi mimarisi çalışmalarında danışmanlık desteği sağlamıştır. • Gartner: Global iyi uygulamaların değerlendirilmesi ve Digital Workplace yaklaşımının incelenmesi kapsamında iletişim kurulmuştur. • Worksy: Platformunun teknolojik altyapısını sağlamıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Microsoft Teams