Proje İçeriği

SOMS (Akıllı Kesinti Yönetim Sistemi), elektrik dağıtım operasyonlarında plansız ve planlı elektrik kesintilerinin daha doğru, hızlı ve etkin şekilde yönetilmesini sağlamak amacıyla geliştirilmiş akıllı bir kesinti yönetim sistemidir. Projenin temel amacı, klasik kesinti yönetim sistemlerinde yaşanan düşük kesinti doğruluğu, manuel işlem yükü, zaman kaybı ve yüksek operasyonel maliyet gibi sorunları ortadan kaldırarak daha yüksek doğruluk ve otomasyon seviyesine ulaşmaktır.

SOMS öncesinde kullanılan standart kesinti yönetim sisteminde, farklı kaynaklardan gelen bildirimler sisteme aktarılmakta ve bu bildirimler üzerinden kesinti tahminlemeleri yapılarak sistemsel kesinti kayıtları oluşturulmaktaydı. Ancak bu yapı, kesintinin gerçekliğini sürekli doğrulayan akıllı bir mekanizmaya sahip olmadığı için kesinti doğruluk oranları düşük kalabiliyor ve operasyon ekiplerinin manuel kontrol yükü artıyordu. Ayrıca süreçlerin yönetiminde zaman ve maliyet açısından iyileştirme ihtiyacı bulunuyordu.

SOMS ile bu yaklaşım yeniden tasarlanmıştır. Sistem; Çağrı Merkezi, İş Zekâsı, Müşteri Bilgi Sistemleri, CBS, OSOS, SCADA ve SMS gibi farklı sistemlerle entegre çalışarak kesinti yönetimini uçtan uca desteklemektedir. Kesintinin otomatik tespit edilmesi ve bildirimlerin alınmasıyla başlayan süreç; kesintinin doğrulanması, kesinti noktasının belirlenmesi, etkilenen müşterilerin tespit edilmesi, ilgili ekip ve operasyona aktarılması, saha iş emrinin oluşturulması, müşterilerin bilgilendirilmesi, kesintinin giderilmesi ve EPDK raporlama süreçlerine kadar devam etmektedir.

Sistemin en önemli özelliklerinden biri, kesintiyi alınan bildirime dayanarak değerlendirmek yerine, birden fazla bildirim noktasını sürekli olarak kontrol ederek kesintinin doğruluğunu teyit etmesidir. Özellikle OSOS noktalarından alınan veriler, mevcut bildirimlerle birlikte değerlendirilerek kesintinin hem gerçekleşip gerçekleşmediği hem de kesinti noktasının yüksek doğrulukla tespit edilmesi sağlanmaktadır. Bu yaklaşım sayesinde kesinti doğruluk oranı önceki sistemde yaklaşık %20 seviyelerindeyken SOMS ile %85-90 seviyelerine çıkarılmıştır.

SOMS aynı zamanda kesintilerin akıllı algoritmalarla birleştirilmesini, kesinti noktalarının tahminlenmesini ve etkilenen müşterilerin otomatik olarak belirlenmesini sağlamaktadır. Kesinti önceliklendirmesi, otomatik saha iş emri oluşturulması ve müşterilerin SMS üzerinden anlık olarak bilgilendirilmesi de sistem tarafından desteklenmektedir. Sahadan alınan tahmini kesinti bitiş zamanı müşteriye otomatik olarak aktarılabilmekte, böylece müşteri iletişiminde hız ve şeffaflık sağlanmaktadır.

Projenin bir diğer önemli bileşeni, CBS hiyerarşi bilgilerinin ve geçmiş kesinti verilerinin sistem içerisinde tutulmasıdır. SOMS, ilgili noktanın geçmiş CBS hiyerarşisini ve geçmişte etkilenen abone sayılarını saklayarak mevcut kesintinin geçmiş şebeke yapısı ve geçmiş verilerle birlikte yorumlanmasına imkân sağlamaktadır. Ayrıca sayaç alanında gerçekleştirilen okuma çalışmaları, sonraki kesinti doğrulamalarında referans veri olarak kullanılabilmektedir. CBS üzerinden yapılan kontroller sayesinde hatalı işlemlerin gerçekleştirilmesine de izin verilmemektedir.

Sistem, veri kayıt operatörleri tarafından özellikle plansız kesintilerin yönetiminde aktif olarak kullanılmakta; kesintilerin ilgili ekiplere atanması ve hızlı şekilde çözümlenmesi sağlanmaktadır. İl ve ilçe işletme sorumluları ile mühendisler ise planlı kesintilerin ve ilgili onay süreçlerinin yönetiminde SOMS'u kullanmaktadır.

SOMS bugün yıllık yaklaşık 250.000 kesintinin yönetilmesini sağlayan, kullanıcı dostu arayüz ve gelişmiş dashboard yapısına sahip, yüksek performanslı bir platform haline gelmiştir. Otomasyon sayesinde operatörlerin manuel işlem yükü yaklaşık %70 oranında azaltılmış, hatalı kesinti/kayıt oranlarında da yaklaşık %80 seviyesinde iyileşme sağlanmıştır.

Proje, kurum içi analist ekipleri, iş birimlerindeki anahtar kullanıcılar ve Atolla Şirketinin birlikte çalıştığı bir geliştirme modeliyle hayata geçirilmiştir. Süreç analizleri, iş ihtiyaçlarının belirlenmesi ve mevcut süreçlerin teknik ekibe aktarılması kurum içi ekipler tarafından gerçekleştirilmiş; aktarılan süreçlerin teknik geliştirmeleri Atolla tarafından yapılmıştır.

Bu yönüyle SOMS, yalnızca mevcut bir kesinti yönetim sisteminin yenilenmesi değil; kesintilerin doğruluğunu sürekli kontrol eden, farklı veri kaynaklarını birlikte değerlendiren, geçmiş şebeke verilerinden faydalanan, operasyonel süreçleri otomatikleştiren ve müşteriye gerçek zamanlı bilgi sağlayan bütüncül bir akıllı kesinti yönetim platformudur.

Projenin Amacı

SOMS, temel olarak mevcut kesinti yönetim sürecini iyileştirmekle birlikte, kurum içerisinde daha önce bulunmayan akıllı doğrulama ve otomatik karar destek yetkinliklerini sürece kazandırarak yeni bir hizmet yaklaşımı oluşturmuştur.

Proje öncesinde kesinti yönetimi, farklı kaynaklardan gelen bildirimler ve kesinti tahminlemeleri üzerinden yürütülmekte; ancak kesintilerin doğruluğunu sürekli olarak kontrol eden bir mekanizma bulunmamaktaydı. Bu durum hem kesinti doğruluğunun düşük kalmasına hem de operasyon ekiplerinin manuel kontrol yükünün artmasına neden oluyordu.

SOMS ile birlikte kesinti yönetimi; otomatik tespit, çoklu kaynak doğrulaması, kesinti noktası tahminleme, akıllı kesinti birleştirme, etkilenen müşterilerin otomatik belirlenmesi, saha iş emri oluşturulması ve müşteri bilgilendirmesi gibi uçtan uca otomatikleştirilmiş bir yapıya dönüştürülmüştür.

Bununla birlikte sistem, geçmiş CBS hiyerarşisini ve geçmişte etkilenen abone sayılarını tutarak kesintilerin geçmiş şebeke yapısı üzerinden yorumlanmasına imkân sağlamaktadır. Böylece sistem yalnızca mevcut kesintiyi yöneten değil, geçmiş veriyi de kullanarak mevcut durumu daha doğru değerlendiren bir yapıya dönüşmüştür.

SOMS sonrasında kesinti doğruluk oranı yaklaşık %20 seviyelerinden %85-90 seviyelerine yükselmiş, operatörlerin manuel işlem yükü yaklaşık yarı yarıya azaltılmış ve müşterilerin kesinti konusunda SMS üzerinden anlık olarak bilgilendirilmesi sağlanmıştır. Yıllık yaklaşık 250.000 kesintinin yönetildiği sistem, önceki yapıya kıyasla daha kullanıcı dostu, yüksek doğruluklu, performanslı ve uygun maliyetli bir hizmet sunmaktadır.

Bu nedenle SOMS, mevcut bir sürecin yalnızca dijitalleştirilmesi veya iyileştirilmesinden öte, kesinti yönetimine sürekli doğrulama, geçmiş veriden yararlanma ve akıllı otomasyon kabiliyetlerini kazandıran yeni nesil bir operasyonel hizmet yaklaşımıdır.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projenin en büyük inovasyonu, kesinti yönetimini tekil bildirimler üzerinden ilerleyen klasik bir yapıdan çıkararak, birden fazla kaynaktan gelen veriyi sürekli doğrulayan ve kesintiyi geçmiş verilerle birlikte yorumlayan akıllı bir sisteme dönüştürmesidir.

SOMS, kesintiyi yalnızca bir bildirim üzerinden kabul etmek yerine; Çağrı Merkezi, OSOS, SCADA ve diğer entegre sistemlerden gelen verileri birlikte değerlendirerek kesintinin doğruluğunu sürekli kontrol etmektedir. Bu doğrulama mekanizması sayesinde kesinti doğruluk oranı yaklaşık %20 seviyelerinden %85-90 seviyelerine yükselmiştir. 

İkinci önemli inovasyon, CBS hiyerarşisinin ve geçmişinin sistematik olarak veri olarak tutulmasıdır. İlgili noktanın geçmiş şebeke hiyerarşisi ve geçmişte etkilenen abone sayıları saklanarak mevcut kesintinin geçmiş şebeke yapısı ve geçmiş performans üzerinden yorumlanabilmesi sağlanmıştır. Bu yaklaşım, kesinti yönetiminde yalnızca anlık verinin değil, tarihsel bağlamın da karar mekanizmasına dahil edilmesini sağlamaktadır.

Üçüncü inovasyon alanı, kesinti yönetim sürecinin önemli bölümünün otomatikleştirilmesidir. Kesintilerin otomatik oluşturulması ve birleştirilmesi, kesintilerin önceliklendirilmesi, etkilenen müşterilerin belirlenmesi, saha iş emirlerinin oluşturulması, müşteri bildirimlerinin gerçekleştirilmesi ve raporların hazırlanması sistem tarafından otomatik olarak gerçekleştirilebilmektedir.

Dördüncü inovasyon alanı, bir bildirimin oluşmasından kesintiye dönüştürülmesine, ernerjilendirilmesi ve son olarak raporlanması süreçlerinin tümünü yaşam döngüsü modülü ile son kullanıcıya sunmaktadır.

Ayrıca sayaç alanında yapılan okuma çalışmaları daha sonraki kesinti doğrulamalarında referans olarak kullanılmakta; CBS kuralları üzerinden gerçekleştirilen kontroller sayesinde hatalı işlemlerin önüne geçilmektedir. Böylece sistem zaman içerisinde yalnızca mevcut veriyi işleyen değil, geçmiş operasyonlardan elde edilen bilgiyi sonraki doğrulama süreçlerinde kullanan bir yapıya dönüşmektedir.

SOMS'un inovatif yönü yalnızca tek bir teknolojiye dayanmamakta; çoklu veri kaynağının sürekli doğrulanması, yüksek doğruluklu kesinti noktası tahminleme, akıllı kesinti birleştirme, geçmiş CBS ve sayaç verilerinin kullanılması ve uçtan uca otomasyonun aynı platform üzerinde bir araya getirilmesinden oluşmaktadır.

Bu yaklaşım sonucunda SOMS, daha önce zaman ve maliyet açısından iyileştirme ihtiyacı bulunan bir kesinti yönetim yapısını; yüksek doğruluklu, kullanıcı dostu, performanslı ve uygun maliyetli bir akıllı kesinti yönetim platformuna dönüştürmüştür.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

SOMS, başta Sistem İşletme Müdürlüğü operasyonları olmak üzere İl ve İlçe İşletme Ekipleri, Saha Ekipleri, Müşteri Hizmetleri, Bakım Müdürlüğü ve Çağrı Merkezi operasyonlarına doğrudan fayda sağlamıştır. Plansız kesintilerin yönetiminde veri kayıt operatörleri; kesintilerin doğrulanması, ilgili ekiplere atanması ve hızlı şekilde çözümlenmesi süreçlerini SOMS üzerinden daha etkin şekilde yürütebilmektedir. İl ve ilçe işletme sorumluları ile mühendisler ise planlı kesintilerin oluşturulması ve onay süreçlerinin yönetiminde sistemi kullanmaktadır. Saha ekipleri açısından otomatik iş emri oluşturulması, kesinti bilgilerinin sahadan sisteme aktarılması ve tahmini kesinti giderilme zamanının yönetilmesi operasyonel süreçleri hızlandırmaktadır. Müşteri hizmetleri ve çağrı merkezi tarafında ise farklı kaynaklardan gelen bildirimlerin sistem tarafından değerlendirilmesi, kesintilerin daha doğru tespit edilmesi ve müşterilerin SMS üzerinden anlık bilgilendirilmesi önemli faydalar sağlamaktadır. Projenin en önemli faydalarından biri de tüm bu paydaşların aynı kesinti verisi üzerinden çalışmasını sağlamasıdır. Böylece kesintinin tespitinden saha operasyonuna, müşteri bilgilendirmesinden raporlamaya kadar süreçler daha bütünleşik, hızlı ve izlenebilir hale gelmiştir.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Proje CTO ve Genel Müdürümüz seviyesinde doğrudan sahiplenilmiş; kapsam, önceliklendirme ve yaygınlaştırma kararlarında üst yönetim desteği alınmıştır. Bu destek, farklı iş birimlerinin aynı platform vizyonunda hizalanmasını ve projenin kurum genelinde kabul görmesini kolaylaştırmıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet. SOMS projesi sonrasında elde edilen sonuçlar hem operasyonel verimlilik hem de kesinti yönetim kalitesi açısından ölçülebilir şekilde analiz edilmiştir.

Projenin en önemli çıktılarından biri, kesinti doğruluk oranında sağlanan önemli iyileşmedir. Proje öncesinde yaklaşık %20 seviyelerinde olan kesinti doğruluk oranı, SOMS ile birlikte %85-90 seviyelerine yükselmiştir. Bu sonuç, farklı bildirim noktalarının sürekli doğrulanması, OSOS verilerinin değerlendirilmesi, kesinti doğrulama algoritmaları ve CBS hiyerarşi bilgilerinin birlikte kullanılmasının somut bir çıktısıdır.

Operasyonel tarafta SOMS, veri kayıt operatörlerinin manuel işlem yükünü yaklaşık %50 oranında azaltmıştır. Kesintilerin otomatik oluşturulması, farklı kesintilerin algoritmalarla birleştirilmesi, etkilenen müşterilerin otomatik belirlenmesi, saha iş emirlerinin oluşturulması ve raporların otomatik hazırlanması sayesinde süreçlerin önemli bir bölümü sistem tarafından yönetilebilir hale gelmiştir.

Müşteri deneyimi açısından da önemli bir iyileşme sağlanmıştır. Kesintiler ve tahmini giderilme zamanları SMS üzerinden anlık olarak müşterilere iletilebilmekte, böylece müşterilerin kesinti hakkında bilgi almak için ayrıca başvuru yapma ihtiyacı azaltılmaktadır.

Sistem üzerinde yıllık yaklaşık 250.000 kesinti yönetilmektedir. Bu ölçekteki operasyonun daha yüksek doğruluk, daha düşük manuel iş yükü ve daha hızlı müşteri bilgilendirme ile yürütülmesi, SOMS'un operasyonel etkisini ortaya koymaktadır.

Bunun yanında SOMS'un düşük maliyetli, yerli bir çözüm olarak geliştirilmesi de önemli bir kazanımdır. Proje, yalnızca mevcut kesinti yönetim sisteminin yenilenmesini değil; kurumun kesinti yönetiminde daha yüksek doğruluk, otomasyon ve sürdürülebilirlik sağlayan yeni bir operasyonel kapasite kazanmasını sağlamıştır. Geliştirilen sistem, tamamen yerli ve millî kaynaklar kullanılarak tasarlanmış ve geliştirilmiştir. Sistem bünyesinde yer alan hiçbir modülde herhangi bir yabancı menşeli uygulama veya yazılım lisansı kullanılmamaktadır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projede kurum içi ekipler ve Atolla'nın birlikte çalıştığı toplam 16 kişi aktif rol almıştır. Proje ekibinin 8 kişisi kurum içi ekiplerden, 8 kişisi ise Atolla tarafından görevlendirilmiştir. Kurum içindeki ekip; 2 iş analisti, 5 operasyon/iş birimi temsilcisi ve 1 proje yöneticisinden oluşmuştur. İş analistleri süreçlerin analiz edilmesi, iş ihtiyaçlarının belirlenmesi ve süreçlerin teknik geliştirme ekibine aktarılmasında aktif rol alırken, operasyon ve iş birimi temsilcileri mevcut süreçlerin aktarılması, gereksinimlerin doğrulanması, test ve kullanıcı kabul çalışmalarına katkı sağlamıştır. Proje yöneticisi ise kurum içi ve tedarikçi ekipler arasındaki koordinasyonu ve proje yönetimini yürütmüştür. Atolla'nın 8 kişilik ekibi ise kurum tarafından aktarılan süreç ve gereksinimlerin teknik geliştirmelerini gerçekleştirmiştir. Bu çalışma modeli sayesinde süreç bilgisinin kurum içinde tutulduğu, teknik geliştirme yetkinliğinin ise tedarikçi ekip tarafından desteklendiği ortak bir proje yapısı oluşturulmuştur. Böylece operasyonel ihtiyaçların doğru analiz edilmesi ve bu ihtiyaçların çalışan, saha ve müşteri deneyimini gözeten teknik çözümlere hızlı şekilde dönüştürülmesi sağlanmıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

ATOLLA Bilişim

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)