Proje İçeriği

Yaklaşık bir yıl önce Kazancı Holding bünyesinde RPA veya yapay zekâya dair herhangi bir altyapı, ekip ya da uygulama bulunmuyordu. Elektrik dağıtımı, elektrik perakende satışı, doğalgaz dağıtımı, enerji ticareti ve jeneratör gibi birbirinden farklı sektörlerde faaliyet gösteren grup şirketlerimizde faturalama, mutabakat, hukuk, insan kaynakları ve finans alanlarındaki yüksek hacimli, tekrarlayan ve kural tabanlı işler büyük ölçüde manuel olarak yürütülüyordu. Çağdaş Ersanlı liderliğinde başlatılan bu program, otomasyonu tekil projelerle sınırlı tutmayan, kurumun tamamına yayılan ve kendi fikir akışını üreten sürdürülebilir bir dönüşüm modeli olarak kurgulandı. Ekip ve teknoloji altyapısı sıfırdan kuruldu; program dört temel bileşen üzerine inşa edildi.

Yönetişim ve fikir yönetimi: Otomasyon Mükemmeliyet Merkezi (CoE) yapısı kurularak fikir toplamadan canlıya almaya uzanan standart bir proje yaşam döngüsü tanımlandı. Toplantılar ve 12 workshop aracılığıyla iş birimlerinden 250'yi aşkın proje fikri toplandı. UiPath Automation Hub üzerinde yönetilen bu fikir havuzu; otomasyon uygunluğu, beklenen fayda ve uygulanabilirlik açısından ön değerlendirmeden geçirilerek önceliklendirildi. Önceliklendirmede proje sayısı kadar yaratılacak etki de esas alındı.

Geliştirme ve ölçekleme: Yaklaşık bir yıl içinde 80'i aşkın RPA ve yapay zekâ destekli (AI-powered) otomasyon projesi geliştirildi. Bu projelerde klasik RPA'nın yanı sıra, ihtiyaç duyulan süreçlerde akıllı doküman işleme (IDP) gibi yapay zekâ servislerinden ve algoritmik karar mekanizmalarından yararlanıldı. UiPath Automation Cloud üzerinde çalışan robotlar; SAP (Fiori ve elektronik hesap özeti ekranları dahil), EPİAŞ, SmartPulse, SGK, bulut tahsilat ve insan kaynakları sistemleri, e-posta ve Excel gibi birbirinden farklı platformlarla entegre çalışacak şekilde tasarlandı.

Yapay zekâ ve Agentic AI: Programın en iddialı adımı, kuralları uygulayan robotlardan karar verebilen ve yanıt üretebilen yapay zekâ ajanlarına geçiş oldu. CİMER, e-Tebligat, şirket portalı ve e-posta gibi birbirinden bağımsız kanallardan gelen fatura itirazlarının karşılanması için RPA ile Agentic AI'ı bir araya getiren uçtan uca bir çözüm geliştirildi. Tam ölçekte devreye alındığında 23 milyon aboneye hizmet verecek olan bu yapıda robotlar farklı kanallardan gelen mesajları tek bir akışta topluyor; yapay zekâ ajanları ise günlük ortalama 500'ü aşkın mesaj arasından itirazla ilgili olanları sınıflandırarak tespit ediyor, itiraza konu abonelik bilgilerini metinden çıkarıyor ve itiraza yönelik cevabı hazırlıyor. Ajanlar, robotlar ve insan desteği gerektiren istisnai durumlar UiPath Maestro ile tek bir uçtan uca süreç olarak orkestre ediliyor. Hedef, itirazların %90'ından fazlasının insan desteğine ihtiyaç duyulmadan karşılanmasıdır. Proje hâlihazırda pilot aşamasındadır ve yapay zekâ bileşenleri iterasyonlarla iyileştirilmektedir.

Yetkinlik ve kültür dönüşümü: Farklı departmanlardan seçilen 30 çalışan, 2 gün ve 12 saatten oluşan yüz yüze RPA & AI Citizen Developer (Şampiyon) eğitim programını tamamladı. RPA temellerinden Agentic AI'a, akıllı doküman işleme ve süreç madenciliğinden proje yürütme metodolojisine uzanan bu programla katılımcılar, kendi bölümlerindeki otomasyon fırsatlarını tespit eden ve CoE ile iş birimleri arasında köprü kuran temsilciler olarak konumlandırıldı. Buna ek olarak 1.000'i aşkın çalışana otomasyon ve yapay zekâ farkındalığı kazandırıldı.

Programın ürettiği değeri somutlaştıran RPA & AI destekli projelerden öne çıkanlar şunlardır:

Merkez Faturalama Kontrol ve Oluşturma: Doğalgaz dağıtım şirketimize ait 23 bölgenin merkezden kesilen aylık faturalarında, simülasyon faturalardaki kalemler Excel verileriyle otomatik olarak karşılaştırılıyor; uygun faturalar SAP Fiori onay akışına gönderiliyor ve onay sonrasında nihai faturalar robot tarafından oluşturuluyor. (22,8 FTE, yıllık 37.500 saat)

Hukuk İcra Dosya Ataması: EDAŞ ve EPSAŞ şirketlerinde hukuk bürolarına günlük olarak sevk edilen icra dosyaları, doğrusal regresyon tabanlı bir algoritmayla bürolar arasındaki tutar sapmasını hedeflenen oranda minimize edecek şekilde dağıtılıyor; sonuçlar iş birimlerine ve hukuk bürolarına otomatik olarak raporlanıyor. (1,33 FTE, yıllık 2.200 saat)

Banka Mutabakat Süreci: EPSAŞ bünyesindeki tüm şirketlerin muhasebe ekipleri için bulut tahsilat sistemi ile SAP elektronik hesap özeti kayıtları haftalık olarak açıklama, tutar ve tarih bazında eşleştiriliyor; dip toplam kontrolüyle iki sistemdeki eksikler tespit edilip iş birimine raporlanıyor. (0,7 FTE, yıllık 1.152 saat)

SGK İş Göremezlik Girişleri: SGK'dan gelen analık, hastalık ve iş göremezlik bildirimleri, izin türüne göre insan kaynakları sistemine günlük olarak zamanında ve doğru şekilde giriliyor; sistemde mevcut kayıt bulunan durumlarda iş birimi otomatik olarak bilgilendiriliyor. (0,19 FTE, yıllık 314 saat)

İkili Anlaşma Fatura Hesabı ve Dengesizlik Uzlaştırma: Aksa Elektrik Satış için üç fazda geliştirilen bu çözümde, EPİAŞ ve SmartPulse'tan alınan verilerle ikili anlaşma faturaları sözleşme kurallarına göre aylık olarak hesaplanıyor, dengesizlik uzlaştırma bedelleri belirlenen kurallar çerçevesinde hesaplanıyor ve karşı taraf şirketlerin kestiği faturalar Aksa Elektrik Satış faturalarıyla karşılaştırılıyor. (0,26 FTE, yıllık 430 saat)

APC'lere Otomatik Bakiye Sorulması: Jeneratör sektöründe Aksa Power Center'ların SAP elektronik hesap özeti ekranlarındaki bakiyeleri günlük olarak kontrol ediliyor, devir yapılıp yapılmayacağı değerlendiriliyor ve sonuç ilgili kişilere e-posta ile iletiliyor. (0,16 FTE, yıllık 264 saat)

Tüm süreçler birlikte değerlendirildiğinde program, yıllık 70.000 saati aşan bir iş yükünü robotlara devretmiştir. Bu, 42'yi aşkın tam zamanlı çalışanın yıllık iş yüküne karşılık geliyor ve ortalama 700 TL saatlik personel maliyetiyle yıllık yaklaşık 49 milyon TL'lik bir değer anlamına geliyor. Öne çıkan altı proje tek başına bu kazanımın 41.860 saatini (yaklaşık 25,4 FTE ve 29,3 milyon TL) oluşturuyor. Açığa çıkan bu kapasite artık daha katma değerli işlere yönlendirilebiliyor. Nicel kazanımların yanında süreçlerin zamanında, standart ve izlenebilir şekilde yürütülmesi ve SGK bildirimleri gibi süreye bağlı işlemlerin gecikmeden tamamlanması gibi nitel kazanımlar da elde edildi.

Programın mimarı Çağdaş Ersanlı, kurumda hiçbir otomasyon deneyimi yokken otomasyon ve yapay zekâ vizyonunu tanımlamış; ekibi ve teknoloji altyapısını sıfırdan kurmuş, yönetişim modelini, fikir değerlendirme sürecini ve şampiyon eğitim programını tasarlamış, ilk robotlardan Agentic AI çözümlerine uzanan yol haritasını yönetmiştir. Global teknoloji tedarikçimiz UiPath'in paylaştığı verilere göre otomasyon yolculuğuna başlayan şirketler ilk yıllarında ortalama 40 civarında süreci otomasyona almaktadır. Kazancı Holding ise Çağdaş Ersanlı liderliğinde, ekibini ve altyapısını sıfırdan kurarken bu ortalamanın iki katını aşarak yaklaşık 1 yılda 80'i aşkın projeye ulaşmıştır. Bu hız etkiden ödün verilmeden sağlanmıştır: yalnızca Merkez Faturalama projesi tek başına 22,8 FTE ve yıllık yaklaşık 26,3 milyon TL'lik kazanım üretmektedir. Programa yapılan 35 milyon TL'lik yatırım, mevcut yıllık kazanım düzeyiyle kendini 9 aydan kısa bir sürede geri ödemektedir.

Projenin Amacı

Program, kurum içi süreçleri iyileştirmek amacıyla başlatıldı; ancak kısa sürede hem kurum içinde hem de müşterilerimize yönelik yeni hizmetler yaratan bir yapıya dönüştü.

Süreç iyileştirme boyutunda; merkez faturalama, banka mutabakatı, hukuk icra dosya ataması, SGK iş göremezlik girişleri, ikili anlaşma ve dengesizlik uzlaştırma hesapları gibi yüksek hacimli ve kural tabanlı süreçler RPA ve yapay zekâ destekli robotlarla uçtan uca otomatikleştirildi. Bu süreçlerde manuel iş yükü büyük ölçüde ortadan kalkarken işlemlerin zamanında, standart ve izlenebilir şekilde yürütülmesi sağlandı.

Yeni hizmet boyutunda iki çıktı öne çıkıyor. Birincisi, kurumda daha önce var olmayan otomasyon ve yapay zekâ yetkinliğinin kendisidir. CoE yapısı, fikir yönetim süreci ve 30 kişilik şampiyon ağı sayesinde grup şirketlerinin iş birimleri artık otomasyon ihtiyaçlarını standart bir kanal üzerinden iletebiliyor ve hayata geçirebiliyor; otomasyon, holding genelinde bir iç hizmet olarak sunuluyor. İkincisi, fatura itiraz yönetiminde geliştirilen Agentic AI çözümüdür. Farklı resmi ve dijital kanallardan gelen itirazların yapay zekâ ajanları tarafından tespit edilip yanıtlandığı bu yapı, tam ölçekte 23 milyon aboneye hizmet verecek yeni bir müşteri hizmeti modeli ortaya koyuyor.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projedeki en büyük inovasyon, otomasyonu kuralları uygulayan robotlar seviyesinden karar veren ve yanıt üreten yapay zekâ ajanları seviyesine taşımamızdır.

Bunun en somut örneği fatura itiraz yönetimidir. Hem regülasyonun hem de müşteri temasının yoğun olduğu bu alanda; CİMER, e-Tebligat, şirket portalı ve e-posta gibi birbirinden farklı yapıdaki kanallardan gelen serbest metin mesajlar tek bir akışta toplanıyor. Yapay zekâ ajanları günlük ortalama 500'ü aşkın mesaj arasından itirazları sınıflandırarak ayırıyor, itiraza konu abonelik bilgilerini metinden çıkarıyor ve itiraza cevap hazırlıyor. RPA, yapay zekâ ajanları ve insan desteği UiPath Maestro ile tek bir uçtan uca süreçte birleşiyor. Hedef, itirazların %90'ından fazlasının insan desteğine ihtiyaç duyulmadan karşılanmasıdır. Pilot aşamasındaki çözüm, tam ölçekte 23 milyon aboneye hizmet verecektir.

İnovasyon yalnızca teknolojide değil, bu teknolojinin kuruma kazandırılma modelinde de kendini gösteriyor. Hiç otomasyon deneyimi olmayan bir kurumda yönetişim yapısı, fikir havuzu, şampiyon ağı ve geliştirme ekibi aynı anda kuruldu ve yaklaşık bir yılda sektör ortalamasının iki katından fazla projeye ulaşıldı. Hukuk icra dosya atamasında olduğu gibi doğrusal regresyon tabanlı analitik karar mekanizmalarının robotlara entegre edilmesi de klasik RPA'nın ötesine geçen bu yaklaşımın bir parçasıdır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Program tek bir bölümle sınırlı kalmadı; holding genelinde farklı sektörlerdeki grup şirketlerine ve çok sayıda fonksiyona fayda sağladı. Faturalama: Doğalgaz dağıtım şirketimize ait 23 bölgenin merkez faturalama kontrolü ve fatura oluşturma süreci. Muhasebe ve finans: EPSAŞ şirketlerinin haftalık banka mutabakatı ve jeneratör sektöründe Aksa Power Center bakiye kontrolleri. Hukuk: EDAŞ ve EPSAŞ icra dosyalarının hukuk bürolarına dengeli şekilde dağıtılması ve raporlanması. İnsan Kaynakları: SGK analık, hastalık ve iş göremezlik bildirimlerinin İK sistemine günlük girişi. Enerji ticareti ve satış: Aksa Elektrik Satış'ın ikili anlaşma fatura hesabı, dengesizlik uzlaştırma ve fatura karşılaştırma süreçleri. Müşteri ilişkileri: CİMER, e-Tebligat, şirket portalı ve e-posta kanallarından gelen fatura itirazlarının yönetimi. Bunun ötesinde, 30 şampiyon ve 1.000'i aşkın çalışana ulaşan eğitim ve farkındalık çalışmalarıyla program kurumun tamamına dokundu. Fatura itiraz projesiyle birlikte faydanın kapsamı kurum dışına, 23 milyon aboneye kadar uzanıyor.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet, program başından itibaren üst yönetimin güçlü desteğiyle yürütüldü. Programın bağlı bulunduğu Yönetim Kurulu Üyemiz Barış Erdeniz başta olmak üzere, CIO'muz Vefa Erdem ve İnsan Kaynakları Direktörümüz Gülay Şavaşan programın en önemli destekçileri oldu. Bu destek yapısı sayesinde programın üç kritik boyutunda üst düzey sahiplik sağlandı: yönetim kurulu düzeyinde stratejik sponsorluk, teknoloji ve altyapı boyutunda CIO desteği, eğitim, farkındalık ve kültür dönüşümü boyutunda İnsan Kaynakları desteği. Programa 35 milyon TL'lik bir bütçe ayrılması da bu desteğin somut göstergelerinden biridir.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet. Her projenin kazanımı, canlıya alım sonrasında yıllık saat kazancı, FTE eşdeğeri ve parasal karşılığı üzerinden hesaplandı. FTE hesabında yıllık yaklaşık 1.650 çalışma saati, parasal karşılıkta ise ortalama 700 TL saatlik personel maliyeti esas alındı.

Tüm süreçler birlikte değerlendirildiğinde program yıllık 70.000 saati aşan bir kazanım sağlamaktadır. Bu, 42'yi aşkın FTE'ye ve yıllık yaklaşık 49 milyon TL'lik değere karşılık gelmektedir. Programa yapılan 35 milyon TL'lik yatırım, mevcut yıllık kazanım düzeyiyle kendini 9 aydan kısa bir sürede geri ödemektedir; yıllık kazanım, toplam yatırımın yaklaşık 1,4 katıdır.

Öne çıkan altı projenin sonuçları şöyledir: Merkez Faturalama Kontrol ve Oluşturma 22,8 FTE ve yıllık 37.500 saat; Hukuk İcra Dosya Ataması 1,33 FTE ve 2.200 saat; Banka Mutabakat Süreci 0,7 FTE ve 1.152 saat; İkili Anlaşma Fatura Hesabı ve Dengesizlik Uzlaştırma 0,26 FTE ve 430 saat; SGK İş Göremezlik Girişleri 0,19 FTE ve 314 saat; APC'lere Otomatik Bakiye Sorulması 0,16 FTE ve 264 saat. Yalnızca bu altı projenin toplam kazanımı yıllık 41.860 saat, yaklaşık 25,4 FTE ve yıllık yaklaşık 29,3 milyon TL'dir.

Program ölçeğinde ise yaklaşık bir yılda 80'i aşkın RPA & AI destekli proje geliştirildi. UiPath'in paylaştığı verilere göre otomasyon yolculuğuna başlayan şirketler ilk yıllarında ortalama 40 civarında süreci otomasyona almaktadır; Kazancı Holding bu ortalamanın iki katını aşmıştır. Bunun yanında 250'yi aşkın fikirden oluşan bir proje havuzu oluşturuldu, 12 workshop düzenlendi, 30 şampiyon yetiştirildi ve 1.000'i aşkın çalışana farkındalık kazandırıldı.

Pilot aşamasındaki fatura itiraz projesinde, itirazların %90'ından fazlasının insan desteğine ihtiyaç duyulmadan karşılanması hedefine yönelik olarak pilot sonuçları izleniyor ve yapay zekâ bileşenleri iterasyonlarla iyileştiriliyor. Proje tam ölçeğe ulaştığında toplam kazanımın daha da artması bekleniyor.

Nitel açıdan ise süreçlerin zamanında ve standart şekilde yürütülmesi, insan kaynaklı hata riskinin azalması, işlemlerin izlenebilir ve denetlenebilir hale gelmesi ve çalışanların tekrarlayan işler yerine katma değerli işlere odaklanabilmesi öne çıkan kazanımlardır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Programın çekirdek ekibi, Çağdaş Ersanlı liderliğinde 10 kişiden oluştu: kurum içinden 4 Automation Developer ve 2 Business Analyst ile iş ortağımız Veri Bilgi Merkezi'nden 4 Automation Developer. Yalnızca 8 geliştiriciden oluşan bu yalın ekiple bir yılda 80'i aşkın proje hayata geçirildi. Çekirdek ekibin yanında, farklı departmanlardan eğitim alan 30 RPA & AI şampiyonu kendi bölümleri ile CoE arasında köprü rolü üstlendi. Ayrıca iş birimlerimizden yüzlerce çalışan, süreç analizi ve test aşamalarında koordineli olarak projelere emek verdi.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

UiPath: Global otomasyon ve yapay zekâ teknoloji sağlayıcımız. Programın teknoloji altyapısının tamamı UiPath platformu üzerine kuruldu. Veri Bilgi Merkezi Bilişim Hizmetleri A.Ş.: UiPath'in Türkiye'deki en büyük iş ortağı. Program boyunca danışmanlık hizmeti ve 4 Automation Developer'dan oluşan geliştirme kaynağı sağladı.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Programın teknoloji altyapısında UiPath ürün ailesi kullanıldı: UiPath Automation Cloud: Robotların yönetildiği, izlendiği ve çalıştırıldığı bulut tabanlı otomasyon platformu. UiPath Automation Hub: Otomasyon fikirlerinin toplanması, değerlendirilmesi ve önceliklendirilmesi. UiPath Maestro: Yapay zekâ ajanları, robotlar ve insanları kapsayan uçtan uca süreçlerin orkestrasyonu. UiPath Intelligent Document Processing (IDP): Yapay zekâ destekli doküman ve metin işleme. UiPath Robots: Süreçleri uçtan uca yürüten yazılım robotları. Otomasyonların entegre edildiği sistemler arasında SAP (Fiori ve elektronik hesap özeti), EPİAŞ platformları, SmartPulse, SGK sistemleri ve Microsoft Excel yer alıyor.