Proje İçeriği

Eksimim, kurum genelinde çalışanların günlük iş süreçlerine tek noktadan erişmesini sağlayan Mendix low-code tabanlı dijital çalışan deneyimi platformudur. Proje kapsamında daha önce farklı uygulamalar üzerinden yürütülen Intranet, Canias HR Self Servis ve Talep Portal süreçleri tek bir platform altında yeniden kurgulanmıştır.

Projeden önce çalışanlar farklı süreçler için farklı platformlara girmek, her uygulamanın linkini bilmek ve her uygulamanın kullanım alışkanlığını ayrı ayrı öğrenmek zorundaydı. Bu parçalı yapı hem kullanıcı deneyimini zorlaştırıyor hem de destek, eğitim ve iletişim yükünü artırıyordu. Eksimim ile sık kullanılan uygulamalar tek çatı altında toplanarak çalışanlara bütünleşik, sade ve tutarlı bir deneyim sunulmuştur.

Platform şuanda toplam 34 alt modülden oluşmaktadır; izin, fazla mesai, bordro, kişisel bilgiler, sosyal yardım talepleri, eğitim, kadro, onay süreçleri, iç ilanlar, organizasyon şeması, çalışan oryantasyonu, 360 geri bildirim, değerlendirme formları, anlık ödüllendirme ve motivasyon, seyahat, avans, masraf ve kargo gibi çalışan yaşam döngüsüne dokunan süreçleri web ve mobil deneyim üzerinden erişilebilir hale getirmiştir.

Projenin en kritik kazanımlarından biri, 5 kişilik iş analisti ekibimizin yalnızca 1 haftalık temel Mendix geliştirme eğitimi aldıktan sonra çok kısa sürede gerçek ürün geliştirme çalışmalarına başlamasıdır. Böylece iş analisti rolündeki ekip arkadaşlarımız, ihtiyaçları yalnızca analiz eden değil, low-code yaklaşımıyla çalışan, sürdürülebilir ve canlıya alınabilir dijital ürünler çıkarabilen bir yapıya dönüşmüştür.

Eksimim'in önemli bir diğer bileşeni tamamen iç kaynaklarımızla geliştirilen Eksimim Buddy AI'dır. Buddy, kurum prosedürleriyle entegre çalışmakta; prosedürleri öğrenmekte, prosedür güncellendiğinde bilgisini güncellemekte ve kullanıcıların prosedürlerle ilgili sorularına yanıt verebilmektedir. Bunun yanında İnsan Kaynakları temel süreçlerini ve Eksimim içindeki modülleri bildiği için kullanıcıyı işlem yapmak istediği ilgili modüle doğrudan yönlendirebilmektedir.

Bu yönüyle Eksimim yalnızca bir uygulama taşıma projesi değil; kurum içinde low-code ürün geliştirme kası oluşturan, kullanıcı deneyimini tek platformda sadeleştiren ve yapay zekayı çalışan deneyiminin doğal parçası haline getiren bütüncül bir dijital dönüşüm projesidir.

Projenin Amacı

Proje hem mevcut süreçleri iyileştirmiş hem de kurum için yeni bir dijital hizmet oluşturmuştur. Önceden farklı platformlarda çalışan ve kullanıcı deneyimi açısından parçalı ilerleyen süreçler tek bir çatı altında birleştirilmiştir.

Çalışanlar artık uygulama linklerini ayrı ayrı takip etmek, her sistem için farklı kullanım alışkanlığı edinmek veya doğru işlem kanalını aramak zorunda kalmadan sık kullanılan süreçlere Eksimim üzerinden ulaşabilmektedir. Bu yapı, kullanıcı tarafında sadeleşme; iş birimleri tarafında ise daha merkezi, yönetilebilir ve ölçülebilir bir süreç deneyimi sağlamıştır.

Ayrıca Eksimim, şirket çalışanlarına sunulan ilk bütünleşik web ve mobil çalışan deneyimi platformu olarak devreye alınmıştır. Eksimim Buddy AI ile platform, yalnızca işlem yapılan bir kanal olmaktan çıkarak kullanıcıyı bilgilendiren, yönlendiren ve doğru modüle taşıyan akıllı bir self-servis hizmete dönüşmüştür.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projenin en büyük inovasyonu, iş analisti rolündeki 5 kişilik ekibin yalnızca 1 haftalık temel Mendix eğitimi sonrasında kısa sürede ürün geliştirme çalışmalarına başlayabilmesi ve yazılım geliştirme departmanı gibi çıktı üretebilen bir kapasiteye kavuşmasıdır. Bu kazanım, kurum içinde teknoloji üretim modelini değiştiren en stratejik çıktıdır.

Klasik modelde iş analistleri ihtiyacı analiz eder, yazılım geliştirme ekipleri ise ürünü geliştirir. Eksimim projesinde bu sınır low-code ile yeniden tanımlanmış; iş ihtiyacını en yakından bilen ekipler, geliştirme sürecinin aktif üreticisi haline gelmiştir. Bu sayede dış kaynak bağımlılığı ve merkezi yazılım geliştirme ekiplerine olan yük azalırken, iş birimlerinden gelen ihtiyaçlara daha hızlı cevap verebilen çevik bir yapı oluşmuştur.

İkinci inovasyon alanı, kurum içinde dağınık şekilde kullanılan uygulamaların tek dijital çalışan deneyimi çatısında birleştirilmesidir. Bu yaklaşım, kazanan projelerde sıkça görülen 'tek ekran, tek deneyim, uçtan uca orkestrasyon' değer önerisini çalışan deneyimine taşımaktadır.

Üçüncü inovasyon alanı Eksimim Buddy AI'dır. Buddy tamamen iç kaynaklarla geliştirilmiş; prosedür dokümanlarıyla entegre çalışan, güncel prosedüre göre kendini yenileyen, İnsan Kaynakları temel süreçlerini bilen ve kullanıcıyı Eksimim içindeki doğru işlem modülüne yönlendirebilen akıllı bir asistandır. Böylece yapay zeka, yalnızca soru-cevap yapan ek bir araç değil, kurum içi bilgiye erişim ve işlem başlatma deneyiminin merkezinde konumlanmıştır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Proje başta İnsan Kaynakları olmak üzere Kurumsal İletişim, İdari İşler, Teknoloji ekipleri, yöneticiler ve tüm çalışanlara fayda sağlamıştır. İnsan Kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesi, çalışanların taleplerini ve bilgilerini tek noktadan yönetebilmesi, yöneticilerin onay ve takip süreçlerine daha hızlı erişebilmesi, Kurumsal İletişim duyuru ve içeriklerinin merkezi platformdan yayılması, İdari İşler taleplerinin dijital kanala taşınması ve Teknoloji ekiplerinin low-code ile sürdürülebilir geliştirme kabiliyeti kazanması projenin ana fayda alanlarıdır. Teknoloji organizasyonu açısından en önemli fayda, iş analisti ekibinin ürün geliştirme kapasitesi kazanmasıdır. Bu sayede teknoloji ekipleri yalnızca talep karşılayan bir yapıdan, iş birimleriyle birlikte hızlı ürün çıkarabilen ve kurumsal dijitalleşmeyi ölçeklendirebilen bir yapıya evrilmiştir

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Proje CTO ve CHRO seviyesinde doğrudan sahiplenilmiş; kapsam, önceliklendirme ve yaygınlaştırma kararlarında üst yönetim desteği alınmıştır. Bu destek, farklı iş birimlerinin aynı platform vizyonunda hizalanmasını ve projenin kurum genelinde kabul görmesini kolaylaştırmıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet. Proje, hem maliyet hem de operasyonel verimlilik açısından ölçülebilir fayda üretmiştir. Dönüştürülen uygulamaların şirkete yıllık maliyeti yaklaşık 215.000 USD seviyesindeyken, Eksimim projesinin ilk yatırım maliyeti 170.000 USD olarak gerçekleşmiştir. Önümüzdeki dönem için öngörülen yıllık işletim maliyeti yaklaşık 25.000 USD seviyesindedir.

Bu rakamlar, sonraki yıllarda yıllık işletim maliyetinin 215.000 USD'den 25.000 USD seviyesine düşmesiyle yaklaşık 190.000 USD yıllık tasarruf ve yaklaşık %88 maliyet iyileştirmesi potansiyeli olduğunu göstermektedir. İlk yatırım maliyetinin önceki yıllık maliyetin altında kalması, projenin yalnızca teknolojik değil finansal açıdan da güçlü bir dönüşüm olduğunu ortaya koymaktadır.

Maliyet etkisinin ötesinde en değerli kazanım, iç kaynak geliştirme kabiliyetinin güçlenmesidir. 5 kişilik iş analisti ekibinin kısa eğitim sonrası ürün geliştirme sürecine doğrudan katkı verebilir hale gelmesi; bakım, geliştirme, değişiklik talepleri ve yeni modül ihtiyaçlarının kurum içinde daha hızlı ve sürdürülebilir şekilde yönetilmesini sağlamaktadır.

Operasyonel tarafta, farklı sistemlerde yürüyen süreçlerin tek platformda toplanması kullanıcı deneyimini sadeleştirmiş, mobil erişimle işlem yapılabilirliği artırmış ve çalışanların bilgiye erişim süresini kısaltmıştır. Eksimim Buddy AI sayesinde prosedür soruları ve temel İnsan Kaynakları yönlendirmeleri self-servis kanala taşınmış; kullanıcıların doğru bilgiye ve doğru işlem modülüne daha hızlı ulaşması hedeflenmiştir.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projede teknoloji, insan kaynakları, kurumsal iletişim, idari işler ve ilgili iş birimlerinden toplam 15 kişi aktif rol almıştır. Bu ekip içinde 5 kişilik iş analisti kadrosu, 1 haftalık temel Mendix geliştirme eğitimi sonrasında aktif olarak ürün geliştirme çalışmalarına dahil olmuştur. Proje ekibi; iş analizi, süreç tasarımı, Mendix geliştirme, entegrasyon, test, canlıya geçiş ve kullanıcı kabul süreçlerinde birlikte çalışmıştır. Bu çalışma modeli, iş birimlerinin ihtiyacını teknoloji çıktısına dönüştüren daha çevik ve sürdürülebilir bir üretim yapısı oluşturmuştur.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Siemens

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Mendix