Proje İçeriği

SEÇ-G Dijital Süreç Yönetimi Projesi; Aytemiz'in saha denetimleri, kaza ve olay bildirimleri, uygunsuzluk kayıtları, düzeltici faaliyetler ve bunlara bağlı aksiyonların tek bir dijital süreç yönetimi yaklaşımı altında izlenebilmesi amacıyla hayata geçirilen kapsamlı bir dijital dönüşüm projesidir.

Proje öncesinde saha üzerinde gerçekleştirilen denetimlerin kaydedilmesi, uygunsuzlukların ilgili kişilere iletilmesi, aksiyonların atanması ve takip edilmesi, kaza ve olaylara ilişkin bilgilerin toplanması ve ilgili dokümanların oluşturulması farklı operasyonel adımlar ve iletişim kanalları üzerinden yürütülebilmekteydi.

Bu yapı; süreçlerin kişilere bağımlı ilerlemesine, aksiyonların takibinin zorlaşmasına, dokümanların farklı ortamlarda tutulmasına ve süreçlerin başlangıcından kapanışına kadar bütünsel olarak izlenmesinin güçleşmesine neden olabiliyordu.

Bu ihtiyaç doğrultusunda PaperWork platformu üzerinde birbirleriyle ilişkili üç temel dijital süreç oluşturuldu:

SEÇ-G Denetim Kontrol Süreci ile bayi istasyonlarında gerçekleştirilecek denetimlerin açılması, ilgili saha sorumlusu veya bölge amirinin onayına sunulması, kontrol listelerinin dijital olarak doldurulması, uygunluk değerlendirmelerinin gerçekleştirilmesi ve sonuçların dokümante edilmesi uçtan uca dijital hale getirildi. Denetim sırasında verilen cevaplara göre toplam puan ve ortalama başarı yüzdesi sistem tarafından otomatik hesaplanmakta ve denetime ilişkin belgeler aynı süreç içerisinde tutulabilmektedir.

Denetim başlamadan önce istasyon onayı dijital akış üzerinden alınabilmekte; talep onaylanabilir veya uygun bulunmayarak reddedilebilmektedir. Onay sonrasında kontrol listesi otomatik olarak denetimi gerçekleştirecek kullanıcıya atanmakta ve süreç dijital görev yönetimi üzerinden devam etmektedir.

Uygunsuzluk Bildirim ve Düzeltici Faaliyet Süreci ile tespit edilen uygunsuzlukların kayıt altına alınması, değerlendirilmesi, kök nedeninin belirlenmesi, gerekli faaliyetlerin oluşturulması, sorumluların atanması ve aksiyonların tamamlanmasına kadar geçen tüm süreç dijital hale getirilmiştir. Sistem, faaliyetlerin son durumunu takip etmekte ve tamamlanan sürece ilişkin Düzeltici Faaliyet Formunu otomatik oluşturarak arşivlemektedir.

Bir uygunsuzluk için birden fazla aksiyon oluşturulması halinde her bir faaliyet ayrı bir alt akış olarak başlatılabilmekte ve ilgili sorumluya yönlendirilebilmektedir. Böylece tek bir uygunsuzluk kaydı altında birden fazla düzeltici faaliyet paralel olarak takip edilebilmektedir.

Aksiyon sahipleri faaliyetlerini tamamlayabildiği gibi ihtiyaç olması durumunda sistem üzerinden ek süre talep edebilmekte; bu talep ilgili saha sorumlusunun onay veya ret sürecine yönlendirilmektedir.

Tamamlanan aksiyonlar ayrıca ilgili sorumlu tarafından yeterlilik açısından değerlendirilebilmekte; aksiyon yeterli bulunabilir, yetersiz olarak kapatılabilir veya tekrar faaliyet sorumlusuna yönlendirilebilir. Böylece sistem yalnızca aksiyonun "yapıldı" bilgisini değil, gerçekleştirilen faaliyetin etkinliğini de kontrol eden kapalı döngü bir yapı sunmaktadır.

Kaza/Olay Bildirim Süreci ile meydana gelen kaza ve olayların ilk 24 saat içerisinde kayıt altına alınması, gerekli bilgi, belge ve fotoğrafların sisteme eklenmesi, SEÇ-G ekibinin değerlendirmesine sunulması, kayıtların arşivlenmesi ve ilgili kişilerin otomatik olarak bilgilendirilmesi sağlanmıştır.

Süreç yalnızca kurumsal kullanıcılarla sınırlandırılmamış; PaperWork kullanıcısı olmayan kişilerin de QR kod üzerinden sisteme giriş yapmadan olay bildirimi oluşturabilmesine olanak sağlanmıştır. Böylece sahadaki bildirim erişimi genişletilmiş ve kaza/olay bilgilerinin mümkün olduğunca hızlı sisteme aktarılması desteklenmiştir.

Tüm bu yapı sayesinde SEÇ-G süreçleri yalnızca elektronik forma dönüştürülmemiş; denetim → uygunsuzluk → aksiyon → kontrol → kapanış → arşivleme ve raporlama zinciri dijital olarak izlenebilir hale getirilmiştir.

Projenin Amacı

Projenin temel amacı, Aytemiz'in SEÇ-G operasyonlarında gerçekleştirilen saha denetimleri, kaza/olay bildirimleri, uygunsuzluk yönetimi ve düzeltici faaliyet süreçlerini uçtan uca dijital hale getirerek daha izlenebilir, kontrollü ve sürdürülebilir bir yönetim modeli oluşturmaktır.

Bu doğrultuda;

denetimlerin standartlaştırılması,

uygunsuzlukların kayıt altına alınması,

sorumlu kişilerin otomatik belirlenmesi,

aksiyonların sistem üzerinden atanması,

termin tarihlerinin takip edilmesi,

gerektiğinde ek süre taleplerinin yönetilmesi,

tamamlanan aksiyonların etkinlik açısından değerlendirilmesi,

kanıt niteliğindeki belge ve fotoğrafların süreçle birlikte saklanması,

bildirimlerin otomatik gerçekleştirilmesi

ve tüm sürecin merkezi olarak izlenebilmesi hedeflenmiştir.

Projenin bir diğer önemli amacı, SEÇ-G süreçlerinde "tespit edildi" veya "bildirildi" noktasında kalan geleneksel yaklaşımdan çıkarak, tespit edilen konunun kapanışına kadar sorumluluğunun ve sonucunun takip edildiği kapalı döngü bir yönetim modeli oluşturmaktır.

Bu sayede bir denetim veya uygunsuzluk sonrasında "Kim aksiyon alacak?", "Termin tarihi nedir?", "Aksiyon tamamlandı mı?", "Ek süre istendi mi?", "Gerçekleştirilen faaliyet yeterli bulundu mu?" gibi kritik soruların cevaplarının sistem üzerinden takip edilebilir hale gelmesi hedeflenmiştir.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Projenin en önemli yenilikçi yönü; denetim, uygunsuzluk yönetimi ve aksiyon takibinin birbirinden bağımsız elektronik formlar olarak ele alınmaması, olayın tespitinden aksiyonun etkinlik kontrolüne kadar uzanan kapalı döngü bir dijital SEÇ-G yönetim modeli oluşturulmasıdır.

Klasik bir denetim uygulamasında süreç çoğunlukla kontrol listesinin doldurulması veya bir rapor oluşturulmasıyla sona ermektedir.

Geliştirilen yapıda ise denetim sonuçları ve sahada tespit edilen durumlar operasyonun başlangıç noktası olarak ele alınmaktadır.

Bir uygunsuzluk tespit edildiğinde;

Uygunsuzluk kaydı → değerlendirme → kök neden → aksiyon oluşturma → sorumlu atama → termin takibi → gerekiyorsa ek süre onayı → faaliyet tamamlama → etkinlik değerlendirmesi → kapanış

şeklinde uçtan uca bir dijital süreç işletilmektedir.

Üstelik bir uygunsuzluk altında oluşturulan her faaliyet için sistem tarafından ayrı aksiyon süreçleri başlatılabilmektedir.

Projenin bir diğer farklılaştırıcı yönü saha operasyonlarının yalnızca masaüstünden değil mobil kullanım senaryolarıyla da desteklenmesidir. SEÇ-G denetimleri PaperWork mobil uygulaması üzerinden başlatılabilmekte ve sahadaki kontroller mobil olarak gerçekleştirilebilmektedir.

Kaza/Olay Bildirim Sürecinde ise daha da ileri gidilerek kurumsal kullanıcı hesabı bulunmayan kişilerin QR kod aracılığıyla sisteme erişerek olay bildirimi oluşturabilmesi sağlanmıştır.

Bu yönüyle proje yalnızca mevcut kağıt veya manuel süreçleri elektronik ortama taşıyan bir çalışma değil; saha operasyonlarını, karar mekanizmalarını, sorumlulukları ve takip süreçlerini dijital olarak birbirine bağlayan bütünleşik bir SEÇ-G yönetim platformudur.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Proje başta SEÇ-G ve Kalite ekipleri olmak üzere saha operasyonlarıyla ilişkili çok sayıda bölüme doğrudan fayda sağlamaktadır. SEÇ-G ve Kalite ekipleri, denetim, kaza/olay ve uygunsuzluk süreçlerini merkezi bir sistem üzerinden takip edebilmekte; açık aksiyonları, sorumluları ve süreç durumlarını daha kolay izleyebilmektedir. Saha ekipleri ve Bölge Yönetimi, kendilerine yönlendirilen denetim taleplerini, onayları ve aksiyonları sistem üzerinden yönetebilmekte ve e-posta bildirimleri sayesinde bekleyen görevlerden otomatik olarak haberdar olabilmektedir. Denetim talepleri doğrudan ilgili saha sorumlusu veya amirine otomatik görev olarak iletilmektedir. Bayi ve istasyon operasyonları, gerçekleştirilen denetimlere ilişkin daha standart ve izlenebilir bir değerlendirme mekanizmasına kavuşmuştur. Merkez birimleri, terminaller, lojistik ve DOCO operasyonları için tespit edilen uygunsuzluklar ilgili faaliyet alanına göre sistem üzerinden yönetilebilmekte ve sorumlular otomatik belirlenebilmektedir. Bilgi Teknolojileri ekipleri açısından ise birbirinden bağımsız manuel süreçler yerine standart iş akışlarına, otomatik bildirimlere, merkezi doküman yönetimine ve entegrasyonlara dayalı sürdürülebilir bir dijital süreç altyapısı oluşturulmuştur. Üst yönetim açısından bakıldığında ise süreçlerin kişilere veya e-posta trafiğine bağımlılığının azalması; açık aksiyonların görünürlüğü, hesap verebilirlik ve kurumsal SEÇ-G hafızasının güçlenmesi önemli bir yönetim kazanımı sağlamaktadır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Proje; Aytemiz'in dijital dönüşüm, operasyonel mükemmellik, iş sağlığı ve güvenliği ile süreçlerin kurumsallaştırılması hedefleri doğrultusunda hayata geçirilmiştir. SEÇ-G süreçlerinin dijitalleşmesi yalnızca mevcut formların elektronik ortama aktarılması olarak değerlendirilmemiş; saha ekipleri, ilgili iş birimleri, Bilgi Teknolojileri ekipleri ve çözüm ortaklarının birlikte çalıştığı kapsamlı bir süreç dönüşümü olarak ele alınmıştır. Üst yönetimin desteği sayesinde farklı operasyon alanlarını kapsayan denetim, kaza/olay bildirimi, uygunsuzluk ve aksiyon yönetimi süreçleri ortak bir dijital yapı altında birleştirilmiş ve şirket genelinde sürdürülebilir şekilde kullanılabilecek bir altyapı oluşturulmuştur.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje başta SEÇ-G ve Kalite ekipleri olmak üzere saha operasyonlarıyla ilişkili çok sayıda bölüme doğrudan fayda sağlamaktadır.

SEÇ-G ve Kalite ekipleri, denetim, kaza/olay ve uygunsuzluk süreçlerini merkezi bir sistem üzerinden takip edebilmekte; açık aksiyonları, sorumluları ve süreç durumlarını daha kolay izleyebilmektedir.

Saha ekipleri ve Bölge Yönetimi, kendilerine yönlendirilen denetim taleplerini, onayları ve aksiyonları sistem üzerinden yönetebilmekte ve e-posta bildirimleri sayesinde bekleyen görevlerden otomatik olarak haberdar olabilmektedir. Denetim talepleri doğrudan ilgili saha sorumlusu veya amirine otomatik görev olarak iletilmektedir.

Bayi ve istasyon operasyonları, gerçekleştirilen denetimlere ilişkin daha standart ve izlenebilir bir değerlendirme mekanizmasına kavuşmuştur.

Merkez birimleri, terminaller, lojistik ve DOCO operasyonları için tespit edilen uygunsuzluklar ilgili faaliyet alanına göre sistem üzerinden yönetilebilmekte ve sorumlular otomatik belirlenebilmektedir.

Bilgi Teknolojileri ekipleri açısından ise birbirinden bağımsız manuel süreçler yerine standart iş akışlarına, otomatik bildirimlere, merkezi doküman yönetimine ve entegrasyonlara dayalı sürdürülebilir bir dijital süreç altyapısı oluşturulmuştur.

Üst yönetim açısından bakıldığında ise süreçlerin kişilere veya e-posta trafiğine bağımlılığının azalması; açık aksiyonların görünürlüğü, hesap verebilirlik ve kurumsal SEÇ-G hafızasının güçlenmesi önemli bir yönetim kazanımı sağlamaktadır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

25

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Projenin PaperWork iş akışı geliştirmeleri, süreç tasarımı ve teknik ihtiyaçları kapsamında Aytemiz'in ilgili teknoloji çözüm ortaklarıyla birlikte çalışılmıştır. Süreç gereksinimleri, operasyonel kurallar, proje yönetimi, entegrasyon koordinasyonu, test ve canlıya geçiş süreçleri Aytemiz ekipleri tarafından yönetilmiştir. Dokümanlarda görüldüğü üzere PaperWork geliştirme ve uygulama tarafında DigitalAid çözüm ortağı olarak yer almaktadır. Projede görev alan çözüm ortakları: DigitalAid

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Projenin temel süreç yönetimi altyapısı PaperWork platformu üzerinde geliştirilmiştir. PaperWork üzerinden; iş akışlarının yönetilmesi, formların oluşturulması, görevlerin ilgili kişilere atanması, onay mekanizmalarının çalıştırılması, e-posta bildirimlerinin gönderilmesi, dokümanların oluşturulması, mobil erişim ve süreçlerin arşivlenmesi sağlanmıştır. Ayrıca istasyon ve bayi gibi bazı dinamik listelerin otomatik güncellenmesi amacıyla SAP sistemleriyle entegrasyon kullanılmaktadır. Örneğin denetim sürecindeki istasyon bilgileri günlük çalışan entegrasyon üzerinden SAP'den alınarak güncellenmektedir. Projede kullanılan temel teknoloji/markalar: PaperWork SAP Power BI Microsoft/kurumsal e-posta altyapısı