Proje İçeriği

İSTON A.Ş.'nin beş tesisinde, yaklaşık 50 güvenlik personeli tarafından yürütülen devriye kontrolü, proje öncesinde kâğıt çizelgeye dayanıyordu. Görevli turunu tamamladığını imzayla beyan ediyor, bu kâğıtlar elden toplanıyor, veriler bilgisayara manuel aktarılıyor ve yönetim ancak ayda bir rapor görebiliyordu. Bir olay yaşandığında "o saatte o noktada bulunuldu mu" sorusunun kanıta dayalı bir cevabı yoktu.

Devriye Takip Sistemi, bu süreci uçtan uca dijitalleştiren; mobil uygulama, yönetim paneli ve sunucu bileşenlerinden oluşan, tamamı kurum içinde geliştirilmiş bir sistemdir.

Sahada nasıl çalışır. Devriye noktalarına, beton ve metal yüzeylerde çalışacak endüstriyel NFC etiketleri (Confidex Ironside Micro) monte edilir. Güvenlik görevlisi vardiyasına başladığında telefonundaki uygulama ona atanmış turu gösterir ve adım adım yönlendirir: "sıradaki nokta Çay Ocağı, varmanız için 5 dakikanız var". Görevli telefonu etikete yaklaştırdığında okutma, saati ve kim tarafından yapıldığı bilgisiyle kaydedilir. Her okutmaya not ve fotoğraf eklenebilir; kapısı kilitli bir noktaya gidilemediyse görevli gerekçe ve fotoğrafla o noktayı atlayabilir ve bu bildirim anında sistem yöneticisine, tesisin idari yöneticisine ve güvenlik amirine düşer.

Bağlantı kopsa dahi kayıt kaybolmaz. Bodrum, depo, kapalı otopark gibi sinyal olmayan yerlerde uygulama çevrimdışı çalışmaya devam eder; kayıtlar telefonda kuyruğa alınır, ağ geldiğinde kendiliğinden gönderilir. Her kayıt benzersiz bir kimlik taşıdığı için tekrar gönderim mükerrer kayıt oluşturmaz.

Yönetim tarafında panel üzerinden tesis, lokasyon ve devriye noktaları tanımlanır; sıralı rotalar kurulur; hangi kulübede hangi vardiyada kimin nöbetçi olduğu çizelgeye işlenir. Turlar tanımlanan tekrar düzenine göre (her gün, hafta içi, haftanın belirli günleri, ayda bir) otomatik üretilir. Yöneticiler devriyelerin ilerleyişini canlı olarak izler; tur tamamlandığında, eksik kapandığında veya hiç yapılmadığında bildirim alır. Tesis, rota, görevli ve tarih aralığı kırılımlarıyla rapor alınabilir ve Excel'e aktarılabilir.

Denetlenebilirlik sistemin taşıyıcı sütunudur. Kim ne zaman hangi tanımı değiştirdi, hangi NFC etiketi hangi noktadan hangi noktaya taşındı — hepsi kayıt altındadır ve bu kayıtlar veritabanı düzeyinde değiştirilemez ve silinemez.

Sistem bugün çalışır durumdadır; otomatik test altyapısıyla sürekli doğrulanmakta olup İSTON kurulumu ile saha pilotuna hazırdır.

Projenin Amacı

İkisi birden — ve bu, projenin baştan verilmiş bilinçli bir tasarım kararının sonucudur.

Birincisi, mevcut bir süreci iyileştirdik. Devriye kontrolü İSTON'da zaten yapılan bir işti; biz yeni bir görev icat etmedik, var olan görevin kanıtlanabilirliğini sağladık. Kâğıt çizelgede beyana dayanan tur kaydı, saatiyle ve kim tarafından yapıldığı bilgisiyle doğrulanabilir bir veriye dönüştü. Ayda bir alınabilen rapor anlık hâle geldi. Manuel veri aktarımı için harcanan iş gücü ortadan kalktı. Bir olay sonrasında "o noktada bulunuldu mu" sorusu artık kanıta dayalı olarak yanıtlanabiliyor.

İkincisi, kurumda daha önce bulunmayan bir yetkinlik yarattık. Sistem, tek bir şirkete özel değil, çok kiracılı bir ürün olarak geliştirildi. Yani aynı yazılım, birbirinden tamamen yalıtılmış biçimde birden çok kuruma hizmet verebilir; her kurum kendi logosunu yükler, kendi tesislerini ve personelini tanımlar, verisi diğerlerinden veritabanı düzeyinde ayrılır.

Bu tercihin doğrudan sonucu şudur: kaynak kodu İSTON'a aittir. Sistem, hiçbir lisans bedeli ödenmeden yeni tesislere, yeni kullanıcılara ve talep hâlinde diğer İBB iştiraklerine yaygınlaştırılabilir. Dışarıdan hazır bir yazılım kiralansaydı, her yeni tesis ve her yeni kullanıcı ek maliyet doğuracak; kurumun kendine özgü ihtiyaçları (kulübe–vardiya yapısı gibi) ise büyük olasılıkla hiç karşılanamayacaktı.

Kısacası: içeride bir süreci iyileştirdik, ama bunu yaparken kurumun sunabileceği yeni bir hizmet ortaya çıkardık.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

En büyük yenilik şudur: devriyenin sahibi kişi değil, kulübedir.

Piyasadaki devriye takip yazılımları turu bir kişiye atar. Gerçek hayatta ise vardiya devrolur, personel izne çıkar, görevli değişir — kişiye bağlanmış tur sahipsiz kalır ve sistem "yapılmadı" der, oysa iş fiilen yapılmıştır ya da hiç kimseye ulaşmamıştır.

Biz sorunu tersinden kurduk. Devriye güvenlik kulübesine üretilir; o turu kimin yapacağı, o an nöbet çizelgesinde kim görünüyorsa ondan çözülür. Vardiyada birden fazla kişi varsa tur ikisinin de telefonunda görünür, müsait olan üstlenir. Arka kapı kulübesindeki görevli, ön kapının turunu göremez. Böylece organizasyonun gerçek çalışma biçimi yazılıma gömülmüş olur; personel değişikliği hiçbir turu sahipsiz bırakmaz.

Bunu tamamlayan iki yenilik daha vardır:

"Eksik" ile "yapılamadı" ayrıştırıldı. Klasik sistemlerde okutulmayan nokta yalnızca bir boşluktur; neden okutulmadığı bilinmez. Bizim sistemimizde görevli, gidemediği noktayı gerekçe ve fotoğraf girerek atlayabilir. Böylece "kapı kilitliydi, anahtar bulunamadı" bilgisi bir veri boşluğu olmaktan çıkıp, üç yöneticiye anında bildirim düşen ve denetim kaydında duran bir belgeye dönüşür. Sorunun kendisi görünür hâle gelir.

Kayıt hiçbir koşulda kaybolmaz. Sistem bağlantı kopmasını arıza değil, normal çalışma koşulu olarak kabul eder. Sinyalin olmadığı bodrum ve depolarda uygulama çalışmaya devam eder, kayıtlar telefonda bekler, ağ gelince kendiliğinden gönderilir. Her kaydın benzersiz kimliği olduğu için, kayıt on kez gönderilse bile sunucuda tek bir kayıt oluşur.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Tesis Müdürlükleri ve İdari İşler Şeflikleri Güvenlik biriminde devriye planlama, nöbet çizelgesi yönetimi ve denetim; idari tarafta olay bildirimlerinin takibi ve raporlama; Bilgi Teknolojileri Müdürlüğünde ise kurum içi geliştirme yetkinliği ve yeniden kullanılabilir bir ürün kazanımı sağlanmıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet — üstelik "analiz edilebilirliğin kendisi" bu projenin temel çıktısıdır. Kâğıt çizelgeye dayalı eski süreçte analiz edilebilecek yapısal bir veri hiç üretilmiyordu; elde yalnızca imzalı kâğıtlar ve ayda bir çıkarılan özetler vardı. Bugün her tur; kim, hangi noktada, saat kaçta, hangi sırayla, ne kadar gecikmeyle sorularına yanıt veren yapılandırılmış bir kayıt üretiyor.

Teknik doğrulama analizi. Sistem, her değişiklikten sonra otomatik olarak sınanmaktadır: 83/83 birim ve kabul testi, 8/8 kiracı veri izolasyonu doğrulaması, 52/52 uçtan uca senaryo başarıyla geçmektedir. Kullanıcı arayüzü tarafında giriş öncesi 9.000 rastgele olaylık dayanıklılık testi sıfır çökmeyle tamamlanmıştır.

Operasyonel ölçüm altyapısı. Sistem, pilot uygulamada ölçülecek göstergeleri kendisi üretecek biçimde tasarlanmıştır: tur tamamlanma oranı, gecikmeli okutma sayısı, gerekçeli atlanan nokta sayısı ve gerekçe dağılımı, tesis bazlı karşılaştırma, olay bildirim sayısı ve çözüm süresi. Bu göstergeler panelden anlık izlenebilmekte, tarih ve tesis kırılımıyla raporlanıp Excel'e aktarılabilmektedir.

Eski süreçte bu göstergelerin hiçbiri ölçülemiyordu. Projenin en somut sonucu, yönetimin ilk kez kanıta dayalı karar verebileceği bir veri tabanına kavuşmuş olmasıdır.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

5

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Kurum içi kaynaklarla geliştirilmiştir.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Donanım: Confidex Ironside Micro (endüstriyel NFC etiketi — beton ve metal yüzeylerde çalışacak şekilde seçilmiştir), Samsung Galaxy (NFC destekli Android test cihazı). Yazılım bileşenleri (tamamı açık kaynak, lisans bedeli yoktur): PostgreSQL, Redis, MinIO, Docker, nginx, FastAPI (Python), React, React Native / Expo. Ticari lisanslı hiçbir yazılım ürünü kullanılmamıştır.